Тази седмица имах възможността да участвам в един много интересен уебинар на тема продуктивност. За разлика от всички традиционни статии по темата, в които знайни и не дотам знайни експерти ни засипват със съвети как да бъдем по продуктивни, тук бе разгледан един друг проблем – възможно ли е стремежът към по-голяма продуктивност на практика да води до по-слаби резултати? Лекцията бе водена от Майкъл Хаят – писател, топ блогър и CEO на издателска къща „Томас Нелсън Пъблишърс”. В своя уебинар: „7-те гряха на продуктивността”, той сподели, че в стремежа си да бъде по-продуктивен, всъщност си е докарал проблеми, стрес и ниска продуктивност.
По негови данни 77% от лидерите признават, че са се провалили в опитите си за по-голяма продуктивност: „Те твърдят, че не им достига време, за да се справят със задачите. Но защо? Нима са мързеливи или имат проблеми с концентрацията? Разбира се, че не! Лидерите са хора, които постигат много, управляват добре, концентрирани са и устремени към успеха. И все пак, на тях винаги им се струва, че има повече задачи, отколкото време. Причината затова е, че системата им за продуктивност е тотално погрешна.”
Хаят споделя: „Бил съм по този път. В стремежа си да върша повече неща за по-кратко време, аз си докарах стрес и тревожност. Като баща на 5 дъщери и CEO на моята компания, постоянно имах чувството, че времето не ми достига. Започнах да се интересувам от начини да подобря продуктивността си. Нямаше друг начин – трябваше да съм по-продуктивен, за да се справя със задълженията си. След повече от 30 години изследвания стигнах до следното прозрение: Това, че нямаме достатъчно време не е наша вина!” Проблемът, според Майкъл, се корени в сбърканите методи, които хората ползват, за да са по-продуктивни. Ето кои са според него „7-те гряха на продуктивността“ и какви са начините да се опазим от тях:
Грях № 1. Управление на времето
„Трябва да довърша тези доклади, затова ще работя в обедната почивка.”
„Всъщност не ми пречи да намеря няколко часа вечерта или уикенда, за да свърша тази работа.. тогава ще ми е по-спокойно.”
Aко постъпвате по този начин, това означава, че извършвате грях номер 1: искате повече време и не сте сами. Управлението на времето изглежда като магическия ключ, който ще Ви осигури повече време. Това обаче е илюзия, защото времето е фиксирана величина и не може да се променя: „В стремежа си да намерим време, ние пренебрегваме най-често три неща, които не трябва: време за ядене, време за спане и време за почивка.”
Хаят дава пример с кола, която няма бензин: „Трябва да спрем и да я заредим, иначе ще спре. Ние, хората понякога си мислим, че можем да не спрем, но това не е така.“ Според списание Women’s Health пропускане на едно ядене значително понижава нивото на кръвна захар, а пропускането на закуска е дори още по-зле. Ето защо, според Майкъл, за да имаме тонус, енергия и сили да се справяме с задачите, трябва да се храним пълноценно и то по няколко пъти на ден: „Това време ви е необходимо за вашето психическо, емоционално и физическо здраве. Нередовното хранене се отразява зле и върху продуктивността на човек.”
Времето за почивка и сън също не могат да бъдат пренебрегвани. Според Майкъл са необходими между 7 и 10 часа сън, в противен случай рискувате да загубите фокус: „Случвало ли Ви се е да прекарате много време докато препрочитате отново и отново едно и също изречение? Причината за това най-вероятно е, че не сте си доспали.” Майкъл цитира изследване, публикувано във вестник Ню Йорк Таймс, в което се твърди, чe 6 часа сън на ден може да намали нашата продуктивност до тази на човек, който е пиян: „Няма нищо героично в това да спим малко и всъщност това е доста тъпо”, категоричен е Майкъл.
Спокойствието и времето за почивка са ключът към успеха: „Някога питали ли сте се, защо най-добрите идеи идват, когато си взимате душ? Това е така, защото спокойствието отприщва креативността. Колкото по-спокойни сме, толкова по-голям шанс има да ни хрумне някоя добра идея.”
Истината е, че времето е фиксирано: „Всички ние имаме 168 часа седмично. Ни повече, ни по-малко. Не ме интересува дали сте CEO или обикновен служител. Но ето и добрата новина: времето е фиксирано, но не и нашата енергия. Ето защо можете да постигнете повече за 30 часа в спокойна атмосфера, в сравнение с 50 часа в напрегната обстановка.”
Според Майкъл Хайят може да се освободим от грях номер 1 като вместо да се опитваме да управляваме времето, управляваме нашата енергия. Ако наистина искаме да бъдем ефективни и продуктивни, трябва да отделяме достатъчно време за ядене, сън и почивки: „Нещо, с което да започнете: приключете тази вечер навреме работа.”
Грях №2. Правене на няколко неща наведнъж
Ние много пъти чуваме да ни казват:
„Не се притеснявай, слушам те. Просто отговарям на съобщение”
„Нямам лукса да имам време да правя само по едно нещо!”
Оказва се, че хората, които се стремят към най-добри резултати, са най-предразположени към този грях. Всеки иска да има два пъти повече време и затова се опитва да свърши две неща едновременно. Според Scientific American, 90% от американците вършат по няколко неща едновременно: „Вършенето на няколко неща едновременно в офиса, не означава непременно, че сме по продуктивни. Изследванията сочат, че докато ние правим по няколко неща едновременно, мозъка ни не го прави.”
Изледване на Университета от Калифорния показва, че на служителите са необходими средно по 25 минути да продължат работата си, след като са били прекъснати. Има огромна разлика между това да сме заети и това да сме продуктивни. Според Майкъл можем да се избавим от грях №2 само ако правим по едно нещо в даден момент: „Следващият път, когато работите по даден проект, спрете всички неща, които ви разсейват и прекъсват работата ви. Спрете приложението си за имейли. Изключете телефона си. Сложете знак не безпокойте на вратата си. Ще се изумите колко много неща можете да постигнете, ако се освободите от изкушението да вършите по няколко неща наведнъж.”
Грях №3. Записване на всичко в аджендата
„Отбелязвам всичко в списъка си със задачи.”
„Понякога обичам да разглеждам аджендата си и дори преглеждам отново някой завършен проект. Така се чувствам продуктивен.“
Всъщност има разлика между това да се чувстваш продуктивен и наистина да си продуктивен. Според статия на HuffingtonPost 41% от нещата, които записваме в аджендата си никога не се изпълняват! Експертът Кевин Круз е на мнение, че аджендата не е нещо повече от списък с пожелания. Той дори стига по-далеч и нарича списъка със задачи: „мястото, където нещата, които са най- важни, но търпят отлагане, умират.”
За да сте сигурни, че не сте попаднали в клопката на този грях, убедете се, че нещата, които сте защриховали като приключени за деня, са същевременно най-важните неща за вас: „Ако най-важните неща остават несвършени, Вашата система за продуктивност е пълен провал. Повечето хора, които попадат в клопката на този грях всъщност нямат време да се почувстват продуктивни. Те са толкова заети да следят сложната система, която сами са създали, че не им остава време да свършат каквото и да било.”
Ето две идеи как да избегнете този грях: Задайте си въпроса наистина ли е необходимо да правите списък със задачи. Ако да, има ли начин да се автоматизира: „Ако една задача може да се направи за по-малко от две минути (като отговор на имейл например), не губете време да я записвате! Направете я на момента. Няма да загубите много време и същевременно ще се отървете от тежкото чувство да имате пълен списък със задачи, които чакат да бъдат изпълнени.“
Хаят отива още по-далеч: „88% от нещата в списъка ви нямат място там! Започнете с правилото за двете минути от днес!”
Грях № 4. Игнориране на безпорядъка
“Може да е претъпкано, но знам къде е всичко.”
„Съжалявам, че бюрото ми е разхвърляно. Но наистина нямам време да го подредя.”
Ето какво споделя Майкъл по този въпрос: „Бюрото ви е развърляно, защото сте зает. Вие сте твърде зает, за да спрете и да го подредите. Грешите! Доказано е, че неорганизираното работно място увеличава едновременно стреса и неефективността. Защо това е важно? Защото стресът е враг на продуктивността. Отнася се не само за бюрото, но и за онлайн пощата и десктопа например. Разхвърляното бюро увеличава тревожността на служителя, че нещо важно може да бъде пропуснато. Също така, това е едно зрително напомняне, че губите контрол върху ситуацията. Спечелете време като спрете и почистите бюрото си. Изчистете се от този грях като изчистите и въведете порядък върху дадено място тази седмица (десктоп, бюро или нещо друго).”
Грях № 5. Лесен достъп
„Не обичам бариери. Искам всеки, който иска да дойде при мен и да говори директно с мен”.
„Социалните медии не са проблем за мен. Мога да вляза за няколко минути и след това да се върна обратно към нормалния ритъм на работа.”
В наши дни е прието в офисите да се води политика на отворени врати. Изследванията сочат, че по-успешни са онези мениджъри, които са достъпни за колегите си: „Не съм против политиката на отворени врати. Дори се опитвам да я насърчавам в моята фирма. Това, което имам против са нон-стоп отворените врати. Когато сте достъпни по всяко време, вие сте и постоянно разконцентрирани. Няма друг вариант.“ Ние всички сме заобградени от неща, които ни разсейват. Това може да е колега, който да се отбие да побъбри с нас, телефон, който звъни, социалните медии и т.н. Въпросът е как да не позволим тези неща да ни разсейват и да останем фокусирани. Ето съветите на Хаят за справяне с този грях:
- Сложете табела „моля не безпокойте“ на вратата си или я затворете. Няма да отсъствате дни, просто имате нужда от известно време насаме със себе си.
- Изключете си мобилния телефон и стационарния, ако все още имате такъв.
- Изключете си имейла.
- Спрете фейсбук и всички други социални платформи.
Трябва Ви малко планиране и малко кураж за да се изпълни този съвет. Майкъл Хаят не е против социалните медии. Определя ги като нещо страхотно, което улеснява комуникацията ни, но същевременно ясно очертава необходимостта да ценим времето си и да останем фокусирани.
„Колко пъти сте се опитвали да решите проблемите на много хора, а сте оставяли само трохи за хората, които заслужават най-много вниманието ви? Случвало ли се е да сте твърде зает да решавате нечий чужд проблем и да не завършите Ваш собствен проект? Случвало ли Ви се е да излезете на вечеря със съпругата си и да получите служебен имейл? Или дългия работен ден ви е оставил без сили за тренировката? Случвало ли Ви се е да влезете във фейсбук, за да отговорите на бърз въпрос и в крайна сметка да заседнете за повече от час в News feed-a? Тогава практикувате грях № 5: давайки достъп на всеки, намалявате достъпа на хората, които най-много имат нужда от вас.”
Ето съвета на Майкъл как да преборим този грях: „Страхотно е, когато човек е достъпен, но това не трябва да е за сметка на хората, които имат най-голямо значение за Вас. Направете списък с хората, които имат най-много нужда от Вас. Не забравяйте да добавите себе си в този списък. Закачете го на бюрото си и не забравяйте за него. Уверете се, че помощникът ви също има този списък“
Грях № 6. Постоянно отговаряне
„Винаги си гледам телефона. Можеш да ми звъннеш по всяко време”
„Следя си пощата постоянно.”
Ние всички го казваме. Ако наистина го правите, е твърде вероятно да сте жертва на грях № 6. Според статия на HuffingtonPost, американските служители прекарват средно по 6.3 часа на ден, проверявайки имейла си!, което прави 78% от един работен ден. В същото време Майкъл подчертава, че отговарянето на имейли много рядко носи добавена стойност.
„Общо 200 000 000 съобщения се изпращат всяка една минута! За заети лидери като мен и вас, това означава над 1000 съобщения, всеки ден! Как да спрем тази лудост?”
За Майкъл оттоварянето на всяко едно съобщение е една от най-големите загуби на продуктивност: „Не казвам да не отговаряте на съобщенията си. Всъщност, това е една от основните ценности в моята фирма. Същевременно, това, че някой Ви е написал съобщение, не създава задължение от Ваша страна да отговаряте.”
Майкъл отива още по-далеч: „Не отговарям на лични съобщения в linkedin. Отговарям само на съобщения на стената ми. Много е важно да приоритизирате отговорите си. Аз отговарям на всяко едно съобщение на служителите ми, на семейството и приятелите ми, както и на най-големите ми клиенти и колеги.”
Според Хайът освен на изкушението да отговорим на всяко едно съобщение, трябва да устоим и на изкушението да отговаряме мигновено. Телефоните правят възможно това. Но те са и един от главните фактори, които разконцетрират модерния човек. Повечето мениджъри са толкова изкушени да отговарят веднага и твърде лесно губят фокус. А после, както вече стана ясно, са необходими 25 минути да си възвърнете концентрацията: „Фокусирайте се само върху проектите, които ще изстрелят Вашия бизнес нагоре. Това аз наричам „преднамерено неотговаряне”.
Ето съвета на Хайът за справяне с този порок: „Аз гледам имейла си 4 пъти на ден: на закуска, преди обяд, след обяд и в края на работния ден. През останалото време познайте с какво се занимавам? Фокусирам се върху най-важните проекти, които ми носят реални приходи. Инструктирал съм асистента си да ме уведомява в случай, че възникне нещо спешно, но това не се случва почти никога.
1. Помислете за начини да автоматизирате отговарянето на имейли, колкото се може повече, като готови шаблони и т.н., които могат да ви спестят доста време.”
2. Отговаряйте периодично, не постоянно!
3.Назначете си 4-часова среща тази седмица със себе си. В това време е важно да не отговаряте на съобщения. Не с някой друг, а със себе си. Ако някой ви пита за това време, отговорете че имате важна среща. Защото е важна, все пак става въпрос за вас!”
Грях № 7. Сменяне на технологии
„Току що си смених съветника за задачи. Сега ще бъда по-организиран.”
„Мисля да започна да използвам ново устройство. Смятам, че ще ми помогне да съм по-продуктивен.”
Майкъл нарича това поведение синдромът SOS (от англ: SHINY OBJECTS SYNDROME): „Нямам проблем да превключвате към нови технологии. Но ако постоянно сменяте технологиите, вие можете да изпаднете в ситуация, която губите продуктивността си. Тревата не е винаги по-зелена на другата страна. Ако системата ви за продуктивност е сбъркана, никоя нова технология няма да ви помогне. Новата технология не гарантира по-голяма продуктивност!”
